Для того, чтобы послать сообщение на факс, требуется отослать его текст по электронной почте по определенному e-mail адресу, указав номер факса адресата. При этом сообщение попадет на соответствующий сервер (т.н. факс-гейт), где будет преобразовано в необходимый формат и передано на факс адресата. Если факс адресата занят или не отвечает, то факс-гейт предпринимает повторные попытки через определенные интервалы времени. Ему также можно указать на необходимость начать передачу факса не сразу, а спустя некоторое время (что особенно удобно при передаче в другой часовой пояс).
Таким образом передаются только тексты - без подписи и печати. Для того, чтобы передать изображение таким образом, его надо суметь ввести в компьютер (например, сканером), и преобразовать в один из графических стандартов, которые понимает факс-гейт.